Что входит в обязательный пакет кадровой документации?
16 января 2008
http://www.tencon.ru/article/73
Любое юридическое лицо, вне зависимости от того, в какой организационно-правовой форме оно создано, в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Однако ясного понимания, что такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит, нет как в среде HR, так и в юридическом сообществе.
В первом приближении кадровой документацией является комплекс документов, обеспечивающих внутрикорпоративное регулирование трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника. Следует отметить, что более широким понятием можно считать кадровый документооборот, который включает в себя не только документы, но и процедуры (например, процедуру привлечения работников к дисциплинарной ответственности).
Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в большинстве компаний постановке нормальной кадровой документации не предают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот в организациях ведется с существенными нарушениями установленных требований. По данным Бюллетеня Минтруда РФ кадровая документация имеется всего лишь у 53 % от общего числа российских компаний, причем в 35% организаций система кадровых документов неполна и далека от совершенства.
Не менее загадочным является для большинства менеджеров по персоналу и юристов и следующий вопрос: что же должно входить в систему кадровых документов в компании? Обусловлено это и тем, что состав этих документов зависим от постоянно меняющихся подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Минтруда РФ, а также обусловлен правоприменительной практикой судов и государственной инспекции труда.
По мнению авторов настоящей статьи, весь пакет кадровых документов целесообразно разделить на два крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых необходимо для компании организации любой организационно – правовой формы и сферы деятельности, и факультативные кадровые документы.
Обязательные кадровые документы
1. Штатное расписание (ст. 57 ТК РФ)
Необходимым условием, предшествующим подбору работников в организацию, является составление и утверждение штатного расписания. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается приказом работодателя или уполномоченным им лицом.
Штатное расписание позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. Не менее важным представляется тот факт, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п.2 ст. 81 ТК РФ) работодатель, ссылаясь на штатное расписание, докажет в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения. В случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, работодатель вряд ли сможет выиграть такой спор. Как показывают данные судебной практики Верховного Суда РФ, за последние 3 года более 80 % трудовых споров разрешены судами именно в пользу работников.
2. Трудовой договор
Определяющую роль при формировании пакета кадровой документации организации играет трудовой договор с работником (ст. 56 - 67 ТК РФ).
Трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается работником и работодателем. Условия трудового договора должны фиксировать условия труда и его оплаты, установленные на основе действующих нормативных правовых актов по соглашению работника и работодателя.
Содержание трудового договора определяется в соответствии со ст. 57 ТК РФ. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
3. Правила трудового распорядка
В любой организации должны быть разработаны Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя с учетом мнения представительного органа (ст. 189, 190 ТК РФ). Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации.
4. Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя о приеме на работу (форма № Т-1, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1), изданным на основании заключенного трудового договора.
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему заверенную копию указанного приказа (распоряжения). При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. Приказ должен быть доведен до сведения структурных подразделений работодателя.
Именно приказ является основанием для предоставления работнику рабочего места, закрепления за ним необходимого имущества работодателя, ознакомления его с внутренними документами, деловой перепиской и т.д. Проект приказа о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором. Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек, — 75 лет.
5. Трудовая книжка
Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка должна быть предъявлена работником при его поступлении на работу. Исключение составляют случаи, если работник впервые устраивается на работу или трудовой договор с ним подлежит заключению на условиях штатного совместительства. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в Компании свыше 5 дней.
Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника. Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек подробно изложен в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69).
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ.
При увольнении работника все записи о работе, награждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью его руководителя и печатью.
6. Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
7. Договор о полной материальной ответственности
Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. 243, 244 ТК РФ). Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовой договор о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 г., содержит, в частности, следующие положения:
*
Работник должен своевременно сообщать администрации о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности ценностей; вести учет, составлять и представлять в установленном порядке соответствующие отчеты; участвовать в инвентаризации.
*
Администрация обязуется знакомить работника с законодательными актами, устанавливающими правила работы с материальными ценностями; проводить в установленном порядке инвентаризацию ценностей. Невыполнение администрацией указанных обязанностей, способствовавшее возникновению ущерба, является основанием для уменьшения размера ущерба, подлежащего возмещению лицом, причинившим ущерб, либо освобождения работника от ответственности, а в соответствующих случаях и для возложения обязанности возместить ущерб на виновного работника из числа администрации.
8. График отпусков
Работодатель обязан составить график отпусков (ст. 123 ТК РФ) по форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1. В соответствии с ним определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков. График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.
При составлении графика необходимо обеспечить соблюдение требований законодательства о том, что отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время или в определенное время (например, работникам моложе 18 лет, ветеранам войны и труда, супругам военнослужащих и т.п.). Кроме того, лицам, работающим по совместительству, отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе.
9. Положение об оплате труда
Внедрение на предприятии эффективной системы оплаты и нормирования труда с учетом его специфики позволяет рациональнее использовать кадровые ресурсы и принимать оптимальные решения в конкретной производственной обстановке. Основным внутренним документом, регулирующим применяемую на предприятии систему оплаты работников, является Положение об оплате труда. Содержательная часть и структура Положения зависит от многих обстоятельств, предопределяющих компетенцию работодателя в разработке условий оплаты. Это практически означает, что содержание данных документов строго индивидуальное.
10. Положение о премировании
Положение о премировании (ст. 144 ТК РФ) утверждается приказом работодателя. Под премированием понимается выплата работникам денежных сумм сверх основного заработка в целях поощрения достигнутых успехов по работе и стимулирования их дальнейшего возрастания. Премиальная система оплаты труда предполагает выплату премии определенному кругу лиц на основании заранее установленных условий премирования. В положении о премировании указываются круг лиц, подлежащих поощрению, показатели и условия премирования, размеры премий (конкретные по каждой профессии, должности или их предельные размеры). На основании положения о премировании у работников при выполнении ими показателей и условий премирования возникает право требовать выплату премии, а у работодателя – обязанность уплатить данную премиальную сумму. Положения о премировании составляются по категориям работников.
11. Табели учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени фиксируют рабочее время каждого работника за месяц при работе с гибким графиком работы в целях суммированного учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1). Табель учета рабочего времени обычно содержит табельный номер каждого работника, его фамилию, имя и отчество, сведения о рабочем времени за каждое число месяца. Он ведется табельщиком или ответственным за табель лицом, которое назначается приказом руководителя. Служит для кадрового контроля и для оплаты труда в бухгалтерии предприятия.
12. Положение о защите персональных данных работников
В Положении указываются цели и задачи организации в области защиты персональных данных, раскрываются их понятие и состав, а также в каких структурных подразделениях и на каких носителях информации накапливаются и хранятся эти данные. В Положении следует указать, каким образом осуществляется сбор персональных данных (п. 3 ст. 86 ТК РФ), кто в организации (по должностям) имеет к ним доступ, как обрабатываются и используются эти данные и как они защищены от несанкционированного доступа не только внутри организации, но и относительно представителей других организаций. Положение о защите персональных данных работника утверждается приказом руководителя организации.
Факультативные кадровые документы
1. Должностные инструкции
Важным этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций (ст. 68 ТК РФ) для сотрудников. Должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность каждой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность. Должностная инструкция утверждается руководителем организации и доводится до работника под расписку.
Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника. Обязанность по составлению должностных инструкций фактически установлена только для государственных учреждений. Тем не менее, наличие должностных инструкций не будет лишним и для коммерческой организации, особенно в случае возможных судебных споров с уволенными работниками. Работодатель сможет ответить на вопрос суда «Чем Вы руководствовались при увольнении работника, делая вывод о ненадлежащем исполнении им своих обязанностей?», предъявив суду должностные инструкции работников.
Пример из практики: Генеральный директор ООО уволил рекламного агента А. за неоднократное неисполнение должностных обязанностей, выражающееся, по мнению Генерального директора, в том, что А. не предоставлял ему отчетов о состоянии рынка рекламных услуг в письменном виде, а передавал информацию по телефону. Процедура увольнения была соблюдена безупречно. В ООО должностная инструкция рекламного агента отсутствовала, поэтому в ответ на упомянутый вопрос суда Генеральный директор не смог сказать ничего. Трудовой договор предусматривал обязанность рекламного агента извещать руководство об изменениях на рынке рекламных услуг, но форму извещения (устную или письменную) не уточнял. Суд признал увольнение незаконным.
Должностные инструкции позволяют работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности; служат основой для проведения аттестации сотрудников; помогают избегать дублирования обязанностей между работниками с похожими должностями; позволяют работодателю доказать в суде правомерность дисциплинарного взыскания, наложенного на работника в связи с невыполнением им своих должностных обязанностей.
2. Личное дело
Факультативным для компаний является также наличие личных дел работников - совокупности документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и содержит: личный листок по учету кадров; автобиографию; копии документов об образовании; копию документа об утверждении в должности; характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой договор; копию приказа о приеме на работу; список научных трудов и изобретений и др.
Порядок работы с личными делами не регламентирован общими нормативами, в связи с чем организации по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет. На документы личного дела составляется внутренняя опись.
3. Журнал учета личных дел
Личные дела учитываются в Журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
4. Личная карточка работника
С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в личной карточке работника (форма Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В личной карточке работника дублируются записи, которые делаются в трудовой книжке работника, а также содержатся иные персональные данные работника, т.е. информация, касающаяся конкретного работника, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и подлежащая записи.
5. Положение о структурном подразделении
Положение устанавливает место подразделения в структуре компании, структуру подразделения, выполняемые им функции, взаимодействие с другими подразделениями компании и внешними организациями, права и ответственность должностных лиц подразделения. Его наличие не является обязательным для компаний, но тем не менее инспектор ГИТ может потребовать предъявления Положения наряду с должностными инструкциями.
Подводя некоторый итог, необходимо ответить на следующий вопрос: какие риски для компании может повлечь отсутствие необходимого пакета кадровых документов и какие преимущества дает его наличие?
Как показывает практика, отсутствие кадровой документации в компании связано со следующими рисками:
*
Результатом первичной проверки соблюдения трудового законодательства в организации контрольно-надзорными органами является наложение административного штрафа до 100 МРОТ (ст. 19.4 КоАП) лично на должностных лиц компании и вынесение предписание об устранении допущенных нарушений. При повторном обнаружении нарушений трудового законодательства государственный инспектор труда имеет право вынести предписание о полном приостановлении деятельности предприятия до полного устранения выявленных нарушений, а также направить представление в суд о дисквалификации руководителя компании.
*
Отсутствие необходимых документов, четко регулирующих отношения работника и работодателя, создает почву для возможных конфликтов с работниками, от которых один шаг до жалоб в трудовую инспекцию и в суд.
*
Стоит вспомнить и о таком негативном последствии, как возможные нарушения корпоративной системы управления, что является следствием отсутствия необходимых процедур и четкого разделения полномочий и ответственности между работниками внутри компании.
В свою очередь, при постановке оптимального кадрового документооборота можно эффективно решить сразу несколько параллельных задач:
*
Меры по постановке кадрового документооборота являются весьма результативной профилактикой рисков, связанных с проверками государственных контрольно – надзорных органов и шагом на пути формирования имиджа публичной, цивилизованной компании.
*
Таким способом можно формализовать кадровые процедуры, существующие в компании (прием на работу и увольнение работника, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение работника к материальной ответственности и т.п.).
*
Это чрезвычайно простой и удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально новую корпоративную структуру, единые принципы корпоративной культуры и корпоративного стиля, соответствующую динамике развития компании или же систематизировать уже существующую структуру, что обусловлено гибкостью и мобильностью системы кадровой документации.
*
Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» компании и ее сотрудников путем четкой регламентации, чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции компании.
На практике каждый работодатель решает сам, нужна ему или нет кадровая документация. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию трудовых отношений постепенно становится одним из базовых условий ведения и развития бизнеса.
